Productividad Personal

En mi trabajo es muy importante ser productivo de forma individual. No me refiero a lo productivo que tienes que ser para la empresa, eso es obvio, sino a uno mismo y lo que puede hacer en su jornada laboral y fuera de ella, pero al final van de la mano.

Productividad es hacer bien las cosas correctas con el menor esfuerzo y en el menor tiempo posibles, aportando de esta manera muchísimo más valor.

Trabajar con efectividad

Cuando persona es eficaz, significa que está haciendo las cosas correctas, cuando una persona es eficiente, significa que está haciendo bien las cosas. Pero la efectividad es la suma de la eficacia y la eficiencia. Significa hacer bien las cosas correctas.

Con el menor esfuerzo y tiempo posibles

Si antes de ponerte a hacer cualquier tarea de tu lista de pendientes, ya tienes claro como vas a hacerlo, la energía a consumir y todo lo que necesitas para hacerla, es mucho factible que sepas cuál es el momento adecuado para realizarla y seas mucho más rápido en su ejecución.

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Cuando te empiezas a plantear que eres poco productivo porque no eres capaz de cumplir con lo que te has planteado, es momento de hacer algo. No esperes a que esa situación empeore, ya que se puede convertir en frustración, estrés, desmotivación…etc.

¿Soy productivo?

Para saberlo, tienes que ser sincero contigo mismo e identificar cuales son los problemas a la hora de analizarte. Debes tener en cuenta estos tres factores:

  1. La intensidad de la tarea.
  2. La capacidad de poner foco y centrarse en la misma.
  3. El nivel de energía en el momento de acatarla.

Problemas que pueden afectar a tu productividad:

  • Estrés. Cuando lo sufres no puedes hacer ni la mitad de las cosas que podrías llegar a hacer.
  • Procrastinación. Si eres consciente, es uno de los principales culpables de que no seas realmente productivo.
  • Interrupciones. Hay que aprender a gestionarlas, tanto si estás en casa como en la oficina.
  • Intentar gestionar el tiempo. Un mito, lo que deberías es aprender a gestionar tu atención.

Primeros pasos

1. Analiza tu productividad con un ejercicio.

Elije un periodo de tiempo (una semana, un mes) y todos los días antes de empezar, organízate el trabajo que creas que vas a poder hacer, o el que te gustaría. El día siguiente tendrás que revisar si te dió tiempo a cumplir lo que planificaste o te ha quedado alguna de tus tareas para el nuevo día.

También puedes ir apuntando cosas que te impidan hacer tu trabajo como interrupciones, poco tiempo…etc. Puede que encuentres que sufres algunos de los problemas que he listado un poco más arriba, pero lo primero es identificarlos.

Tras pasar el tiempo que te planteaste inicialmente, es momento de inspeccionar como ha ido y proponerte cambios para mejorar.

2. Infórmate y déjate inspirar.

Hay muchísimos blogs y páginas en las que se comparten experiencias y conocimiento sobre estos temas. Algunas personas muy cracks como Daniel Grifol, Vanesa Tejada, Jordi Sanchez, David Sánchez o las propias páginas de las metodologías que os comentaré más adelante.

Existen metodologías que puedes estudiar incluso para conseguir mayor conocimiento en el tema. Si te interesa, te recomiendo que te leas Getting Things Done de David Allen, o como lo han traducido “Organízate con Eficacia”.

3. Prueba técnicas y herramientas.

Hay apps que puedes llevar siempre a mano en tu smartphone con acceso también desde web para poder acceder desde cualquier lado como Trello o Google Keep (ambas gratuitas y sencillas de usar).

Si eres más analógico puedes optar por agendas, planificadores o bullet journal que pueden ser nada o todo lo creativos que tu quieras. Cada opción tiene sus ventajas.

4. Inspección y adaptación.

Puede que sea el paso más importante. Revisar constantemente si te vale lo que estás utilizando o te da mas trabajo del que te quita. Puede que solo necesites pequeños cambios o probar otra herramienta o soporte, pero sin probar no lo sabrás.

La gran verdad

La única forma de mejorar tu productividad es encontrar un sistema que te ayude a listar, priorizar y decidir el momento adecuado para hacer las cosas que tienes pendientes.

Este sistema requiere un mantenimiento que hay que convertir en hábito para que te aporte cada vez más valor. De ahí la importancia de revisar constantemente tu sistema e implementar mejoras. Pero como ya sabemos porque todo en la vida es así:

El que algo quiere, algo le cuesta. Pero merece la pena.

Mi ejemplo es una mezcla de analógico y digital, pero no queda tan bonita la captura de una app del smartphone, así que os dejo la portada de mi planificador:

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Planificador personal de anillas

Iré añadiendo más información sobre este tema poco a poco. Si os interesa algo concreto podéis preguntarme.

Si te ha gustado no olvides compartir.

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